Privacybeleid & Verwerkersovereenkomst Boudsoft Software
Laatst gewijzigd: oktober 2026
Boudsoft (“wij”, “ons” of “onze”) respecteert de privacy van onze zakelijke klanten en de eindgebruikers waarvan wij gegevens verwerken via onze software-oplossingen (zoals de Master Repricer en Facturen-robot). In dit privacybeleid leggen we transparant uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we deze beveiligen.
1. Welke gegevens verzamelen wij?
- Accountgegevens: Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en betaalgegevens van onze klanten.
- Systeemgegevens (API’s): API-sleutels, tokens en inloggegevens (zoals van Bol.com en Moneybird) die de klant in het dashboard invoert om de software te laten werken. Dit omvat tevens eventuele koppelingsgegevens voor e-Boekhouden (gebruikersnamen en beveiligingscodes).
- Verwerkte data: Gegevens van bestellingen, facturen en prijzen die via onze scripts worden gesynchroniseerd. Hier kunnen persoonsgegevens van eindconsumenten (naam, adres) tussen zitten. Dit betreft specifiek: voor- en achternaam van de koper, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, landcode, ordernummers, track & trace-codes en aangeschafte artikelen (EAN-codes, titels, stuks en orderbedragen).
2. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken de verzamelde gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
– Het technisch uitvoeren en leveren van onze SaaS-diensten (zoals het updaten van prijzen en genereren van facturen).
– Het geautomatiseerd aanmaken van verkoopfacturen en boeken van betalingen in uw boekhoudprogramma (Moneybird of e-Boekhouden).
– Het automatisch uploaden van PDF-facturen naar het Bol.com Retailer portaal bij de bijbehorende zending.
– Het automatisch synchroniseren en afboeken van fysieke magazijnvoorraden op basis van binnengekomen bestellingen.
– Het verwerken van betalingen voor uw abonnement.
– Het bieden van technische support, onderhoud en het verhelpen van bugs in de software.
– Wij zullen uw gegevens of API-sleutels nooit verkopen of gebruiken voor eigen commerciële doeleinden.
3. Toegang tot uw account voor beheer en support (Inlogbevoegdheid)
Om gerichte service te kunnen leveren en storingen direct op te lossen, behoudt de beheerder van Boudsoft zich het recht voor om in te loggen op het account en dashboard van de klant (inclusief gekoppelde modules, logboeken en API-instellingen). Deze toegang wordt uitsluitend ingezet voor:
– Het verlenen van directe technische ondersteuning en foutopsporing op verzoek van de klant;
– Het controleren van foutieve synchronisaties, API-storingen en systeemlogboeken;
– Het uitvoeren van noodzakelijk onderhoud, beveiligingscontroles en software-updates.
Tijdens dergelijke beheersessies behandelt Boudsoft alle ingeziene bedrijfs-, order- en accountgegevens met de hoogste graad van vertrouwelijkheid. Deze gegevens worden nimmer gekopieerd voor eigen gebruik of met derden gedeeld.
4. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen de beveiliging van uw data uiterst serieus. Alle verbindingen tussen uw dashboard, onze scripts en externe platformen (Bol.com / Moneybird) verlopen via versleutelde verbindingen (HTTPS). API-tokens worden veilig in de database opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de geautomatiseerde uitvoering van de software.
Aanvullende technische beveiligingsmaatregelen:
– Encryptie in rust (Crypto-Vault): API-sleutels, client secrets en autorisatiecodes worden versleuteld opgeslagen in de database en configuratiekluizen met behulp van sterke AES-versleuteling.
– Timing-safe verificatie: Interne datacommunicatie tussen WordPress en de achtergrondprocessen is beschermd met timing-aanvalbestendige cryptografische hashes.
– Strikte serverrechten: Systeembestanden, configuratiebestanden (.env) en achtergrondcaches zijn op besturingssysteemniveau hermetisch afgeschermd (chmod 600/700) en niet publiek via het web benaderbaar.
5. Delen van gegevens met derden
Boudsoft deelt gegevens alleen met derden als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Wij maken gebruik van betrouwbare cloud- en serverproviders voor het hosten van de applicatie en scripts. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt om de veiligheid van uw data te waarborgen (Verwerkersovereenkomst).
– Server- & VPS-infrastructuur: Onze servers en achtergrondprocessen worden gehost binnen gecertificeerde datacenters van OVHcloud, fysiek gesitueerd binnen de Europese Unie (EER). Gegevens worden nimmer overgedragen naar landen buiten de EER zonder passend beschermingsniveau.
– Boekhoudkoppelingen: Gegevens worden uitsluitend doorgestuurd naar de door uzelf gekoppelde externe softwareleveranciers (Moneybird B.V. of e-Boekhouden.nl) en naar Bol.com B.V. voor zover vereist voor factuurlevering.
6. Bewaartermijnen en gegevensminimalisatie
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van de technische koppelingen:
– Systeemlogboeken: Synchronisatielogboeken in uw dashboard worden na maximaal 3 dagen automatisch en definitief uit de database gewist.
– Lokale proceskladblokken: Lokale auditregels en taaklogboeken op de server worden na uiterlijk 15 dagen automatisch geroteerd en opgeschoond.
– Tijdelijke ordercaches: Verwerkte orderidentificaties en tijdelijke bestandsbuffers worden uitsluitend bewaard zolang nodig om dubbele afboekingen of uploads te voorkomen, met een uiterste termijn van 30 dagen.
– Fiscale bewaartermijn: Definitieve facturen en mutaties die eenmaal succesvol zijn overgedragen aan Moneybird, e-Boekhouden of Bol.com vallen onder de wettelijke administratie van de klant zelf.
7. Toepasselijkheid Verwerkersovereenkomst (AVG Artikel 28)
Voor zover Boudsoft persoonsgegevens verwerkt van eindconsumenten (de kopers via uw Bol.com winkel), treedt de klant op als Verwerkingsverantwoordelijke en Boudsoft als Verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Boudsoft verbindt zich ertoe:
– De gegevens uitsluitend te verwerken conform de schriftelijke instructies en gekozen instellingen van de klant;
– Ervoor te zorgen dat de met de verwerking belaste personen zich tot geheimhouding hebben verplicht;
– Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de verwerking;
– De klant voor zover mogelijk bij te staan bij de nakoming van verzoeken van betrokkenen en bij eventuele datalekken.
8. Uw rechten (Inzien, aanpassen of verwijderen)
U heeft te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Zodra u uw abonnement bij Boudsoft beëindigt en uw account verwijdert, zullen wij ook alle gekoppelde API-tokens en tijdelijke logbestanden uit onze systemen verwijderen.
Daarnaast heeft u het recht op beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Mocht u onverhoopt van mening zijn dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, dan heeft u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
9. Contact
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw data omgaan? Neem dan contact met ons op via de supportpagina in uw dashboard of stuur ons een e-mail via info@boudsoft.com.